مذاکره آسانسوری!

چگونه یک مذاکره آسانسوری داشته باشیم

تصور کنید مدتها در تلاش برای دیدار یک مدیر یا یک فرد بلند مرتبه منتظر مانده اید و به دلایل مختلف موفق به تنظیم قرار ملاقات نشده اید ولی ناگهان او را برای لحظه ای در کریدور اداره و یا در آسانسور یا راه پله ساختمان ملاقات می کنید و تنها چند ثانیه فرصت برای معرفی خود و گرفتن زمان ملاقات در اختیار دارید. در این لحظه حساس چگونه صحبت می کنید؟

مذاکره های آسانسوری نوعی معرفی از سریع و تاثیر گذار هستند که توسط آنها می توانید در یک بازه زمانی بسیار کوتاه خود را معرفی کنید و بگویید توانایی انجام چه کارهایی را دارید. این نوع گفتگو می تواند روشی فوق العاده و تاثیرگزار برای معرفی شما و تواناییهایتان به اینگونه افراد باشد. حتماً می دانید که فاصله مبداء و مقصد در آسانسور بسیار کوتاه است و واقعا زمان برای گفتگو بسیار کم است بنابراین این نوع گفتگوها معمولاً حدود سی ثانیه طول می کشند و در این مدت کوتاه شما باید فقط اطلاعات اولیه و لازم را ارائه نمایید و بالاترین تاثیر گذاری را داشته باشید.

برای انجام این گونه مذاکرات باید در شروع مکالمه یک سورپرایز برای مخاطب خود داشته باشید. برای مثال می توانید از تواناییهای منحصر به فرد خود یا موفقیتهایتان بگویید (البته اگر در حیطه فعالیت او باشد)، یا اطلاعات دقیق در مورد او و سازمانش و یا هر چیز دیگری که می تواند او را تحت تاثیر قرار دهد یا به عبارت دیگر یک (woow) در ذهن او ایجاد کند. در گذر از این مرحله باید خیلی هوشمندانه عمل کنید زیرا در صورتی که نتواند نظر او را جلب کنید ممکن است به ادامه صحبتهای شما گوش نکند. در ادامه باید خودتان و کارهایی را که می توانید برای او انجام دهید را به نحو شایسته ای معرفی کنید و در پایان درخواست خود را که اغلب می تواند درخواست برای یک قرار ملاقات مفصل باشد عنوان نمایید. بخاطر داشته باشید از این مکالمه در حد زمان کوتاه آن باید انتظار داشت و عاقلانه تر این است که بجای تلاش برای قانع کردن طرف مقابل به هر چیز دیگری، تلاش کنید تا یک قرار ملاقات کامل و رسمی تنظیم نمایید.

در پایان این مقاله شما اطلاعات لازم برای بر قراری یک ارتباط سریع و تاثیر گذار و در نتیجه گرفتن زمان ملاقات برای یک مذاکره ی کاملتر را در اختیار خواهید داشت و با تمرین این مهارتها و رسیدن به توانایی لازم قادر خواهید بود در هر لحظه و در هر مکانی در کمترین مدت بیشترین تاثیر گذاری را روی مخاطب خود بگذارید. در ادامه با تمرینات و مهارتهای لازم برای این نوع مذاکره آشنا می شویم

.

نوشتن پیش نویس مذاکره

• خودتان را همراه با یک پس زمینه شغلی معرفی نمایید.

برای تاثیرگذاری بیشتر، بهتر است دقیقا روبروی فرد موردنظر بایستید. پس از سلام و احوالپرسی و ابراز مراتب احترام خود باید خود را معرفی نمایید تا شخص مقابل بداند با چه کسی صحبت می کند و سپس به معرفی شغل یا سمت خود بپردازید. شاید بهتر باشد بجای معرفی عنوان شغلی، کاری را که انجام می دهید در یک جمله کوتاه بیان کنید. برای مثال:

بجای اینکه بگویید من …. هستم نماینده فروش بیمه(بجای نقطه چین نام خود را بگذارید)، بهتر است بگویید من ………. هستم و به شرکتها و سازمانها کمک می کنم تا با صرف هزینه بسیار کمی،  خطرات ناشی از هر گونه خسارت احتمالی به کسب و کارشان را جبران کنند و نگرانی از بابت هر گونه آسیب نداشته باشند.

*نکته: اگر در حال حاضر شغل یا کسب و کاری ندارید بهتر است خودتان را معرفی کنید و بگویید که تحصیلاتتان را در کجا و در چه رشته ای به پایان رسانده اید و یا آخرین پستی که داشته اید را معرفی نمایید.

برای مثال: من ……. فارق التحصیل ……….. از دانشگاه …………. هستم و یا من………… مدیر/کارشناس/مسئول سابق سازمان …………. هستم.

• اگر جزء کسب و کارهای کوچک هستید در یک جمله خدماتی که ارائه می دهید را معرفی نمایید

سعی کنید خیلی سریع و ساده خدمتی که ارائه می دهید و یا محصول و کالایی که می فروشید را معرفی کنید و از بکار بردن  الفاظ و اصطلاحات گیج کننده و خیلی تخصصی پرهیز کنید زیرا این کار باعث منحرف شدن جریان مکالمه از مسیر اصلی می شود. بهتر است دستاوردهای خود را نیز بیان کنید تا مخاطب شما بداند دقیقاً در چه زمینه کاری فعالیت می کنید و در چه زمینه ای می توانید به او کمک کنید.

برای مثال اگر در زمینه دیجیتال مارکتینگ فعالیت می کنید می توانید بگویید مجموعه ما به کسب و کارها کمک می کند در مدت زمان کوتاهی به صفحه اول سرچ گوگل بیایند و فروش بیشتری داشته باشند.

و یا اگر محصولی ارائه می کنید می توانید بگویید در حال توسعه نرم افزار یا پلتفرمی هستم که به سازمانها کمک می کند ارتباطات بهتری با مشتریان خود داشته باشند و در نتیجه میزان رضایتمندی بازار فروش خود را بهتر رصد کنند.

.

• دقیقاً بگویید چرا می خواهید با او ارتباط برقرار کنید

اگر چیزی در مورد او و کسب و کار او میدانید به آن اشاره نمایید و دقیقاً به او بگویید که چرا فکر می کنید کسب و کار شما برای او مفید است. در تمام طول مکالمه خوش رو و مودب باشید و سعی کنید با مثال جزئیات فعالیت خود را برای او بازگو کنید.

مثلاً می توانید بگویید من مدتهاست فعالیتهای شرکت شما را پیگیری می کنم و آخرین پروژه شما برای من بسیار جذاب و ارزشمند بود و فکر می کنم با برندسازی مجدد وبسایت شما می توانیم کاری کنیم که طی چند هفته آینده افراد بسیار زیادی در جریان آن قرار بگیرند و احتمالاً فروش شما چند برابر خواهد شد.

یا به عنوان مثال دیگر می توانید بگویید دستاوردهای یک سال گذشته شما شگفت انگیز بوده است. من نیز به مدت سه سال در این زمینه کاری در یک سازمان بزرگ فعالیت داشته ام و فکر می کنم می توانم به ادامه این روند و یا بهبود آن کمک کنم.

اما در بیان تواناییها و رزومه خود کاملا صادق باشید و بگونه ای صحبت کنید که اگر سوالی از شما پرسید در ارائه پاسخ مناسب دچار مشکل نشوید و صداقت شما زیر سوال نرود.

نکته: یک روش مذاکره ی آسانسوری برای همه به یک اندازه موثر نخواهد بود و بهتر است نوع مذاکره  و مطالب خود را متناسب با شخص مورد نظر و فعالیت های او تنظیم نمایید.

• در انتهای مذاکره در خواست خود را ارائه دهید

احتمالاً شما از ملاقات با این افراد هدف خاصی را دنبال می کنید. این هدف ممکن است درخواست جلسه، فروش خدمت یا کالا، کارآموزی یا هر چیز دیگری باشد. باید مذاکره ی خود را به گونه ای تنظیم نمایید که کمی به انتهای زمان مذاکره  درخواست خود را ارائه دهید و منتظر پاسخ او بمانید. اگر گفتگوی شما به گونه ای پیش برود و شما در انتها فرصت ارائه درخواست را نداشته باشید ویا هدف خاصی برای این مکالمه مشخص نکرده باشید این مذاکره  بی حاصل خواهد بود.

نکته: در هنگام درخواست دقت کنید که پاسخ سوال شما بله یا خیر نباشد. از سوالاتی استفاده کنید که نیاز به توضیح داشته باشد. این کار باعث می شود طرف مقابل برای پاسخ به سوال شما نیاز به بیان توضیحات بیشتر داشته باشد و این به معنای مکالمه طولانی تر و در نتیجه ارتباط طولانی تر خواهد بود.

برای مثال بجای اینکه بپرسید آیا شرکت شما کارآموز قبول می کند؟ بگویید من برای دریافت مدرک دانشگاه خود نیاز به بیست ساعت کارآموزی دارم. چگونه می توانم به عنوان کارآموز در شرکت شما حضور پیدا کنم؟

.

• فارق از هر گونه نتیجه از آنها قدردانی نمایید

به فرد مورد نظر فرصت فکر کردن و پاسخگویی بدهید اما فارق از اینکه درخواست شما را می پذیرند یا نه، از آنها بخاطر زمان و شانسی که در اختیار شما گذاشته اند تشکر کنید و اطلاعات تماس خود را در اختیار آنها قرار دهید تا در صورت نیاز و یا داشتن سوال با شما تماس بگیرند.

می توانید از جملاتی مانند این استفاده کنید؛ “بخاطر زمانی که در اختیار من قرار دادید از شما سپاسگزارم، امیدوارم که باز هم بتوانم با شما در تماس باشم”

اگر او اطلاعات تماس خود را در اختیار خود گذاشت می توانید از این جمله استفاده کنید؛ “امروز عصر حتماً یک ایمیل برای شما ارسال خواهم کرد تا بتوانم از این به بعد بیشتر با شما در تماس باشم”

حتی اگر شرایط مطابق انتظار شما پیش نرفت، تا جایی که می توانید محترمانه و مودب صحبت کنید.

.

تمرین کنید

• زمان مذاکره ی خود را در حد 30 ثانیه یا کمتر تنظیم کنید

منظور از مذاکره ی آسانسوری این است که زمان در دسترس شما برای انجام این مکالمه بسیار کم و در حد مواقعی است که شخصی را در حد فاصل بین طبقات در آسانسور ملاقات می کنید. و یا در فرصت بسیار محدودی موفق به دیدن شخص مورد نظرتان شوید و بتوانید تاثیر خود را در همان فرصت کم بگذارید و یا او را ترغیب به تنظیم جلسه و دیدار مجدد با شما کنید. اگر در این مدت زمان کوتاه نتوانید او را مجاب به ملاقات مجدد نمایید ممکن است شانس خود را برای همیشه از دست بدهید.

از یک کرنومتر و یا تایمر گوشی تلفن همراه خود استفاده کنید و تمرین کنید تا بتوانید مکالمه خود را در زمانی کمتر از 30 ثانیه به اتمام برسانید. دقت کنید که صحبتهای شما نباید با عجله بیان شوند. تمرینات شما باید به گونه ای باشد که در کمال آرامش اما با سرعت مناسب و بدون جویده جویده و نامفهوم صحبت کردن منظور خود را در زمان مقرر ارائه نمایید.

سعی کنید تمرینات خود را جلوی آینه انجام دهید تا بتوانید زبان بدن خود را نیز کنترل نمایید.

.

• صدای خود را ضبط و آن را بررسی نمایید

از یک دوربین فیلمبرداری و یا تلفن همراه خود استفاده کنید و سخنان خود را ضبط و بازبینی نمایید تا بتوانید ایرادات خود را بررسی نمایید. هر بار که فیلم خود را می بینید زمانی را صرف رفع عیوب آن کنید و پس از چند بار تمرین مجددا فیلم بگیرید و آنقدر آن را تکرار نمایید تا از کم عیب بودن و تاثیر گذاری صحبتهای خود مطمئن شوید.

اگر فیلم گرفتن برای شما دشوار است می توانید فقط صدای خود را ضبط کنید و از آن استفاده نمایید.

• صداهای اضافی را از گفتگوی خود حذف نمایید

استفاده از اصواتی مانند اممم…، مِن مِن کردن یا تکیه کلامهایی مانند “مثلا” معمولاً چیزی به محتوای کلامی شما اضافه نمی کنند اما می توانند باعث شوند توجه مخاطب شما نسبت به صحبتهای شما کاهش یابد و یا اعتماد به نف شما را تحت تاثیر قرار دهد.

در اگر عادت به استفاده از این اصوات و کلمات دارید سعی کنید در تمرین ضبط صدا آنها را شناسایی و حذف نمایید. در مواقعی که ناگزیر به ایجاد وقفه در صحبتهای خود می شوید سعی کنید بجای استفاده از این اصوات و تکیه کلامها از یک سکوت کوتاه استفاده نمایید و در این فاصله زمانی افکار خود را مجدداً جمع آوری و سپس به صحبت خود ادامه دهید.

• از دوستان و آشنایان خود بازخورد بگیرید

از دوستان و آشنایان و یا خانواده خود بخواهید به صحبتهای شما گوش کنند و تاثیرپذیری آن را مورد بررسی قرار دهند. از آنها بخواهید موشکافانه هر جای صحبت شما غیر شفاف و نامفهوم است یا از نظر عقل، منطق و احساسات نیاز به اصلاح دارد را مشخص نمایند. سپس خودتان به بررسی مجدد و اصلاح ایرادات مشخص شده بپردازید.

نکته: اگر دوستان یا خانواده شما بنا به دلایل خاص خود و یا احترامی که برای شما قائل هستند صحبتهای شما را نقد نمی کنند بهتر است از یک فرد غریبه تر و یا یک مشاور کمک بخواهید.

• تمرینات خود را در بازه های زمانی مختلف انجام دهید

از آنجایی که همیشه به یک اندازه زمان برای مکالمه در اختیار قرار ندارید، سعی کنید در بازه های زمانی مختلفی تمرینات خود را انجام دهید تا بتوانید از زمانی که در اختیار شما قرار گرفته است نهایت بهره را ببرید.

قبلاً گفتیم که در نهایت طول زمان مکالمه خود را 30ثانیه در نظر بگیرید، اما شما در بازه های کوتاه تر مانند 15 یا 20 ثانیه هم تمرینات خود را انجام دهید. در این فاصله زمانی کوتاه سعی کنید مهمترین چیزها یعنی اینکه شما چه کسی هستید، چه کاری می توانید برای آنها انجام دهید و درخواستتان را در به خلاصه ترین و شفاف ترین وجه ممکن بیان کنید.

برای مثال فقط می گویید: “سلام، من ……….. ، متخصص بازاریابی در زمینه……….. هستم و می توانم هر نوع کالایی در این زمینه لازم داشته باشید را در کمتر از 24ساعت در اختیارتان قرار دهم. آیا بخاطر تابحال کالایی را نیاز داشته اند که نتوانند آن را براحتی از بازار تهیه کنند؟” به این ترتیب آنها بوسیله سه چهار جمله کوتاه هم شما و هم شغل و هم کاری که می توانید برای کمک به آنها انجام دهید را شناخته اند و بسته به شرایط و نیازهای خود می توانند تصمیم بگیرند که با شما مکالمه طولانی تری داشته باشند یا خیر.

• در آسانسور تمرین کنید

فراموش نکنیم که این یک مذاکره ی آسانسوری است و با توجه به شرایط احتمالا در مسیر کریدور ساختمان و یا در آسانسور اتفاق خواهد افتاد. به همین منظور سعی کنید گاهی در هنگامی که سوار آسانسور هستید نیز تمرینات خود را انجام دهید تا ببینید آیا در شرایط واقعی در مدت زمان رسیدن آسانسور به طبقه مورد نظر می توانید  صحبتهای خود را به انجام برسانید یا نه. اگر در آسانسور تنها هستید تمرینات خود را بصورت بلند بیان کنید و اگر افراد دیگری نیز در آسانسور حضور دارند می توانید تمرین ذهنی انجام دهید.

افراد دیگر را درگیر کنید

• به دیگران لبخند زدن را تمرین کنید

لبخند زدن باعث می شود صمیمی تر و با اعتماد به نفس تر بنظر برسید. بنابراین دیگران تمایل بیشتری به برقراری ارتباط و گوش کردن به صحبتهای شما خواهند داشت. در مکالمات خود و بخصوص زمانی که دارید خودتان را معرفی می کنید لبخند به لب داشته باشید اما نه بصورت یکنواخت و دائمی. لبخند یکنواخت و طولانی حس مصنوعی بودن را به دیگران انتقال می دهد.

نکته: لبخند زدن باعث می شود صدای شما برای مخاطبینتان دلپذیرتر به نظر برسد!

• از زبان بدن باز استفاده کنید

برای اینکه آدم با اعتماد به نفس تری به نظر برسید دستهای خود را درکنار بدن و نه بصورت گره کرده قرار دهید. پشت کمرتان صاف و شانه هایتان را در حالت آرام و ریلکس قرار دهید. هنگام مکالمه نگاهتان مستقیم به صورت شخص روبرو باشد و از نگاه به پایین خودداری نمایید. به این ترتیب آدم با اعتماد به نفس تری به نظر می رسید.

هشدار: تا جای ممکن از دست زدن به صورت و موهای خود و این پا اون پا کردن و حالت ایستادن بیقرار بپرهیزید در غیر این صورت از نظر مخاطبتان انسان با اعتماد به نفسی به نظر نمی رسید.

.

• تماس چشمی برقرار کنید

تماس چشمی باعث می شود مخاطب شما هنگام مکالمه حس بهتری پیدا کند. سعی کنید هنگام مکالمه به چشمهای مخاطب خود نگاه کنید اما این تماس چشمی نباید طولانی باشد، در غیر این صورت حالت آزاردهنده و ناراحت کننده ای پیدا خواهد کرد.

اگر با بیشتر از یک نفر صحبت می کنید سعی کنید به صورت متناوب و مساوی با هر کدام از آنها تماس چشمی برقرار کنید.

• برای پاسخ به سوالات احتمالی آماده باشید

ممکن است در ادامه مکالمه مخاطب شما نیاز به اطلاعات جامع تر از کسب وکار و توانایی های شما داشته باشد. بنابراین با اطلاعات کامل از قبیل تعداد مشتریان، مدت زمانی که به این فعالیت مشغول هستید و هر نوع اطلاعات ضروری دیگر که صلاح می دانید را همراه خود داشته باشید.

سعی کنید به تمام سوالات بصورت شفاف و با صداقت کامل پاسخ دهید تا دید مثبتی نسبت به شما پیدا کنند. اگر از شما سولاتی پرسید که قادر به پاسخگویی آنها نیستید و یا به افشای اطلاعات محرمانه منتهی می شود صادقانه دلیل آن را بیان کنید.

• اطلاعات تماس خود را در اختیارشان بگذارید

اگر مذاکره شما به خوبی پیش رفت و شخص مقابل موافق بود کارتهای ویزیت خود را مبادله کنید و سعی کنید زمانی را برای تماس مجدد و برقراری یک جلسه رسمی تر هماهنگ نمایید. برای اثر بخشی بیشتر حتی الامکان سعی کنید نهایتاً تا 24 ساعت پس از دیدار اول، جلسه بعدی خود راپیگیری نمایید.

.

• به زبان بدن مخاطب دقت کنید.

در طول مکالمه به زبان بدن مخاطب خود دقت کنید. اگر زبان بدن باز و تماس چشمی مناسبی دارد به این معنا است که به شما و این مکالمه علاقمند است ولی اگر بنظر می رسد که حواسشان پرت شده یا دستان خود را در حالت دست به سینه قرار داده اند و یا به جای دیگری نگاه می کنند خیلی سریع صحبتهای خود را جمع بندی و از آنها بخاطر زمانی که در اختیار شما قرار داده اند تشکر نمایید.

در هر شرایطی حتی زمانی که از دریافت پاسخ مثبت ناامید شده اید ادب و احترام را فراموش نکنید و در نهایت از آنها برای پیگیری مجدد اجازه بگیرید. ممکن است در حال حاضر قادر به صحبت نباشند اما با صحبت در زمان دیگر موافقت کنند.

در نهایت در این گونه مکالمات زمان و نوع بیان حرف اول را میزند. برای داشتن یک مذاکره آسانسوری موفق باید علاوه بر سرعت عمل، اعتماد به نفس و بیان مناسبی داشته باشید. و مهترین موضوعات یعنی اینکه شما چه کسی هستید، چه کاری می توانید برای مخاطب خود انجام دهید و بیان درخواستتان باید در این نوع مذاکره در زمانی نزدیک به 30 ثانیه بیان شوند.